Narzędzie, którego używa Elon i SpaceX i które możesz używać Ty. Czyli Potęga Checklisty.

Checklista to jedno z najlepszych narzędzi produktywności i skutecznego mężczyzny. Jest proste i skuteczne, a więc wyczerpuje definicje tego co niemal idealne ;). 

Listy kontrolne wykorzystywane są przez pilotów, zespoły przeprowadzające start rakiet kosmicznych i lekarzy chirurgów. Jeśli oni jej potrzebują i ją stosują, to całkiem możliwe, że możesz przydać się także tobie.

Jak wiele może zmienić prosta lista kontrolna doskonale opisuje Atula Gwande w swojej książce Potęga checklisty. Którą zresztą gorąco polecam i zachęcam do jej przeczytania (książka niestety jest już niedostępna w księgarniach, ale czasem na allegro można znaleźć ofertę). Atula Gwande to lekarz, który na zlecenie WHO przygotował SURGICAL SAFETY CHECKLIST. 

Wprowadzenie tej listy próbnie w szpitalach w 8 krajach dało imponujące rezultaty. Lista była zastosowana przy zabiegach 8 000 osób, około 2007 roku. Odnotowano przy tym spadek śmiertelności o 47% i 36% mniej komplikacji po operacjach. 

Warto na chwilę się zatrzymać i pomyśleć co ta konkretna lista, dla sali operacyjnych, mówi nam o listach kontrolnych jako takich:

 – po pierwsze listy były używane przez wysoko wykształconych specjalistów, znających się na swoim fachu, którzy doskonale wiedzieli co mają robić – lekarzy i pielęgniarki;
– lista była krótka;
– były trzy listy „na różne okazje” – dla anestezjologów, przed operacją i przedopuszczeniem sali operacyjnej przez pacjenta.

To jednocześnie są najważniejsze elementy checklisty. Jeśli je zapamiętasz będziesz wiedzieć jak przygotowywać swoje listy.

Lista kontrolna jest także formą automatyzacji naszych działań. Raz opracowana procedura nie wymaga od nas za każdym razem wysiłku i myślenia „co teraz należy zrobić”. Automatyzacja natomiast jest ważnym elementem pozbywania się zadań, które nie są kluczowe, w których nie wykorzystujemy naszych najmocniejszych strona, a które musza być zrobione. 

Przykładem listy, którą każdy powinien mieć (ok przyznaje, Coronavirus nie jest tu dobrym czasem) to lista „jak się spakować”. Za każdym razem nie musisz się zastanawiać nad tym co zabrać, tylko robisz to niemal automatycznie. Brzmi może głupio, ale spróbuj i się sam przekonaj jak dużo to różnica ;). 

Dla zorganizowanych tatów. 
Takie listy mogą być też z powodzeniem przygotowywane przez rodziców – dla dzieci. Jeśli za każdym razem musi powtarzać małemu dziecku co ma zrobić przed wyjście z domu, albo przed spaniem to właśnie miejsce dla list kontrolnych. (Jeśli dzieci nie umieją czytać możesz zrobić listę „rysunkową”, możesz sam rysować, albo wykorzystać tysiące gotowych obrazków z internetu).

A więc do rzeczy, jak przygotować listę kontrolną.

Jeśli ma to być lista dla zespołu to powstaje w zespole, z udziałem osób, które będą z niej korzystać. Jedną z ważnych funkcji jest poprawienie komunikacji w zespole i zachęcenie pracowników niższego szczebla do aktywności, nawet wbrew pracownikom na wyższym stanowisku. Sam moment tworzenia listy daje szansę na wywołanie takiej dyskusji, dla której nie ma miejsca w codziennym działaniu. Nie przygotowuj jej w zaciszu swojego gabinetu ?‍♂️. 

Bolesną ale skuteczną i prostą metodą budowania list jest ich przygotowywanie na podstawie popełnionych błędów. Czyli jeśli robisz listę „jak się spakować” to zastanów się czego ostatnio zapomniałeś, o czym pomyślałeś „szkoda, że tego nie zabrałem”…

1. Na początek musimy odpowiedzieć sobie na pytania:
   • w jakiej sytuacji po nią sięgniemy, np. dla pilotów po zapalaniu się czarowanej lampki oznaczającej awarie silnika;
   • czy read – do, to znaczy załoga odczytuje kolejne podpunkty z listy i wykonuje polecenia na bieżąco. Pod tym względem można ją porównać do przepisu na potrawę;
   • czy do – confirm, ta wymaga od członków załogi indywidualnego wykonywania pewnych czynności na podstawie wiedzy i doświadczenia. Gdy skończą, robią przerwę, żeby potwierdzić, iż faktycznie zrobili wszystko, co do nich należało. 
2. Każda lista jest krótka i przejrzysta. A więc, przygotuj więcej krótkich list, nie jedną 5 stronicową. W mojej ocenie nie można przekraczać jednej strony A4 zapisaną w punktach, dużą przejrzystą czcionką.
   • powinna być krótka i uwzględniać tylko „killery” – elementy, których pominięcie powoduje największe zagrożenie, lecz o których i tak niekiedy się zapomina.
   • śmiało możesz celowo pominąć niektóre elementy, ponieważ wiesz z doświadczenia, że każdy (Ty) o tym pamięta,
   • Sformułowania zawarte w zestawieniach kontrolnych powinny być proste, precyzyjne i odzwierciedlać terminologię stosowaną w praktyce, żywy język
   • Dla łatwiejszego odczytania powinno się w niej używać zarówno dużych, jak i małych liter.
   • Przypominaąj jedynie o wykonaniu najważniejszych kroków – takich, które mogą przeoczyć nawet wysoko wykwalifikowani profesjonaliści. Uwalniają też „miejsce na kreatywność” w naszych głowach. Nie musimy poświęcać naszej energii na zapamiętywanie.
3. Nie zastępują instrukcji obsługi – ma być stosowana przez profesjonalistów, ludzi, którzy znają się na rzeczy. Nie służą do nauki
4. Złe listy traktują korzystających z nich ludzi jak głupców i wymieniają wszystkie możliwe kroki danej procedury. W ten sposób wyłączają funkcję myślenia, zamiast ją włączać. 

Teraz już wiesz. Powodzenia 😉